お疲れ様です。わいざんです。最近、やることが沢山あって忙しいですよね～。オンラインサロンにDJに、週末は大阪でセミナーも控えてます。YouTubeの撮影、編集もあるし新規のコンサル案件も…昨年、一昨年に比べて県外に出る仕事が減ったものの、その分作業系の仕事を多くしてるんでタスク過多になりがちです。
同じようにタスク過多に陥ってしまい、作業効率を悪くしてる人も多いのではないでしょうか？
こんな時、考えなければならないのが優先順位の付け方です。恐らくほとんどの社会人が「やるべきことに優先順位をつけて、重要度の高い物から手をつけろ！」と新人の頃に言われ、頑なにそれを守っているのではないでしょうか？
僕は、この優先順位の付け方を優先度だけで判断してしまうと効率悪いと考えています。今日のブログは、タスク処理を効率化するための優先順位の付け方をお伝えしようと思います。
オススメしたい優先順位の付け方
僕がオススメしたい優先順位の付け方。それは、「重要度 + 作業にかかる時間」です。
優先順位だけでなく、タスクにかかる時間を考えるということ。これは、社会人時代に「みんなマジで重要度だけで決めるんだなぁ…」って不思議に思ったことから考えたことです。
どうしてもすぐに緊急対応しなければトラブルになる、というような緊急事項でなければ、僕はまず全体タスクを減らすことを考えます。
それは人には容量、つまりキャパがあると考えているからです。皆さんも経験ありませんか？タスクの量が膨大になると、「あれもやらないといけない、これもやらないといけない…全然進んでない」というように集中できなくなることが。
僕は結構これがあります。集中力がないと言ったらそれまでですけど、結構気になってしまうんですよ。人ってそんなもんじゃないですか？結果、重要度の高い仕事の処理速度が落ちてるって感じです。パソコンと一緒ですね。タスクが多いと処理速度が落ちる。
なので、僕はまず考えるべきことは緊急事項の次は「すぐ終わるタスク」だと思ってます。メールの返信だったり、書類仕事だったり。作るだけの見積もりとか。そういう集中してやればすぐ終わる仕事をまず片付けます。そして自分の容量を広げる。
その後にスッキリして集中できる状態で重要度の高いタスクに取り組んだ方が、僕の経験上、結果としてトータル時間は早くなります。
ここに「相手があるタスク」を追加するとさらにおもしろい。「すぐ終わるタスク」と「相手があるタスク」が重なっているところは、特に早くやった方が、その分相手が早く動けるのでトータルの効率化は更に進みます。
こんな声も聞こえてきますが、「重要度の高いタスク」で「相手があるタスク」も、容量不足で処理速度が落ちるよりは軽くして全体を早くしようという考え方なので迷惑はかかりません。とにかく「すぐ終わるタスク」を終わらせることが重要です。
タスク処理に関する思い出
思い出話ですが、僕はこの考え方で働いてたら上司に死ぬほど怒られたことがあります。
そう考えてデスクワークしてたら、当時のエリアマネージャーに死ぬほど怒鳴られました。なんでオメー商品出しする前に座ってるんだよ！って。
僕は堂々と「10分で終わらせたら後は商品出しに集中できるので、その方が結果商品出しも早く終わると思います」と答えました。そしてさらに怒られました。あの野郎！！！！！！
結局思い込みなんですよね。商品出しは早くやらないとお客さんに迷惑（品切れの商品を早く出さないといけない）がかかるから、何よりもまず先に手をつけろ！と言われる。それはわかります。僕も売上には全力でコミットしてたから、お客さんの為に早く商品を出そうと思ってましたよ。
ただ、考えるのはあくまで商品出しに手をつけるスピード…ではなく終わらせるスピードです。それを考えた時にまず全体タスクを軽くしてやるってのはかなり重要だと思います。
みなさんはどう思いますか？これは、それぞれがやりやすいやり方でやるのがいいと思います。問題は固定観念にとらわれて、思考停止することです。この時の上司は完全に思考停止してました。
まとめ
やることが溜まって処理速度が遅くなったときは、重要度に囚われず早く終わらせられることに集中して終わらせる方がいい。
数が多すぎるとどうしてもフリーズしちゃうので、まずはタクス数を減らすのが最優先事項。
これが楽天時代にわいざんに教わった重要なこと！！
ただし、期限の意識は必須。— ぽこみち｜家族が趣味 (@pokomichi_apple) July 1, 2019
今、一緒に働いているぽこみちは楽天時代に僕のチームで働いてました。そこでタスク処理に悩むメンバーに話したことが今日書いたことです。こうやって覚えててくれて、キャパオーバー思想になった時に思い出してくれるのは嬉しいね。
今では彼はもう、僕よりどんな仕事も早く終わらせれるし、僕にできないことはできるし…ブログで今までになかった収益を作ってくれるし…はっきり言って僕はお荷物になってしまいました。
もしかしたら彼のいちばん早く終わらせれるタスクは僕を切ることかもしれません。それに気づいて実行される前にがむしゃらにがんばろうと思います。どうか僕に興味ある人、助けると思ってオンラインサロンの入会を検討してください。
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僕も早く彼の役に立ちたいんです！今日お伝えしたい事は以上です。
本日はネーミングについて投稿しました。ノウハウというよりかは、僕が実際に直面している課題に対してどう考えてどう動いてるか？というような内容です。答えを知るより地力をつけたい人におススメです。
